Membuat Tabel pada Microsoft Access

Membuat Tabel pada Microsoft Access

Bagaimanakah cara membuat tabel pada Microaoft Access?

Tabel merupakan komponen yang sangat penting di dalam aplikasi pengolahan data. Di dalam tabel-lah semua data disimpan. Jika tidak ada tabel tentu saja kita tidak dapat menyimpan data untuk diolah.

Berikut adalah langkah-langkah membuat tabel dalam Microsoft Access 2002/2003:

1. Jalankan atau buka program aplikasi Microsoft Access pada komputer anda.
2. Pada menu bar klik menu Insert lalu pilih Table, maka akn muncul window New Tabel dialog box.
   
   
3. Pilih Design View, lalu klik tombol OK
4. Akan muncul dialoh box table seperti gambar berikut:
   
   
5. Sebagai contoh kita akan membuat tabel Master data Karyawan dengan field-field sebagai berikut:
   
   
6. Set field NIK sebagai Primary Key dengan cara mengklik kanan pada field NIK lalu pilih Primary Key pada menu popup yang muncul.
   
   
7. Klik tombol Save pada toolbar untuk menyimpan (save) tabel yang baru saja dibuat, lalu beri nama KARYAWAN, lalu klik tombol OK.
   
   
8. Selesai

Query Pada Ms. Access

Membuat Queries
Sebelum memulai kegiatan ini, sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang ada.
Cara membuat query ada 2 yaitu:

1. Create quey in design view
2. Create query by using wizard.

Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama yaitu Create query in design view.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:

• Klik Queries pada bagian objects

• Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table.

Akan tampil daftar queries sebagai berikut :

• Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.

Tampilan daftar query1 sebagai berikut :

1. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama field tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.

1. Pada kolom Jml_nilai masukan rumus pembobotan setiap mata pelajaran. Pembobotan dibuat sesuai aturan yang ada. Contoh PPKn, Bah_ind, IPS dikalikan 1, IPA, Matemt dikalikan 4 dan Bah_ing dikalikan 3.

Rumus Jml_nilai :
([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt]+[Bah_ing]+[IPA]+[IPS]).
Dapat dilihat pada gambar dibawah.

1. Buat Rumus untuk Nilai x bobot.

Rumus Jml_x_bbt :
(([PPKn]+[Bah_ind]+[IPS])+([Matemt]*4)+([IPA]*4)+([Bah_ing]*3)).
Dapat dilihat pada gambar dibawah.

• Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,

Form Pada Ms. Access

Membuat Form
Untuk meghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh microsoft Access adalah Form.
Cara membuat form ada 2 yaitu:

1. Create form in design view
2. Create forrm by using wizard

Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan Create form by using wizard. Langkah-langkahnya:

• Klik Form pada Objects

• Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil  form wizard

• Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>

1. Kemudian klik Next

Akan tampil  jendela seperti tampak di bawah ini :

Kemudian klik Next
Pada tampilan berikut Anda dapat memilih diantara beberapa alternatif untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memilih stone …

• Kemudian klik Next

• Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daftar)
• Kemudian Klik Finish

Mengatur Form

Dalam pembuatan form mungkin ada yang kurang sesuai, untuk melakukan perubahan kita bisa melakukan pengaturan pada form tersebut. Langkah-langkahnya:

• Buka form daftar

• Buatlah Header Form dengan mengklik icon           desain View pada menu View, dan akan tampil :

• Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris kosong

• Isikan Kata “PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004”

• Untuk mengisi Form Header klik Tool Aa . Kemudian klik daerah Form Header dan

Ketikkan kata-kata diatas Untuk mengedit letak label klik 2 x labelà geser letak Label keposisi yang Anda Inginkan

• Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai dengan mengklik 2 x field Jml_nilai sebelah kanan

• Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan muncul jendela Expression Builder

• Masukan rumus yang kita rencanakan

• Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form contohnya field PPKn simbol matematika yang kita gunakan tinggal klik yg ada pada bagian bawah ruang rumus.
• Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box
• Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran dengan mengkilk 2 x field Jml_x_bbt

• Langkahnya sama dengan cara memasukan rumus pada Jml_nilai
• Masukan rumus pada jendela Expression Builder

• Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box

• setelah semua rumus selesai klik datasheet view
• Sekarang kita dapat memasukan data yang ada

Sering kali kita ingin membuat laporan dengan mudah dan menarik. Kita dapat menggunakan Microsoft Access untuk membuat laporan atau report. Berikut ini saya akan mencoba untuk membuat laporan atau report dengan menggunakan Microsoft Access.

Report adalah laporan yang merupakan hasil dari suatu pekerjaan, baik laporan yang tampil di layar maupun di lembar kertas kerja, berisi informasi yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga menghasilkan tercipta rangkaian data sesuai kriteria dan kebutuhan yang diinginkan.

Langkah-langkah dalam membuat report adalah sebagai berikut:

 Buka Reports dalam Microsoft Access, maka akan tampil seperti gambar berikut:

 Aktifkan jenis obek data reports dan klik dua kali pada “Create report by using wizard”, maka akan tampil seperti gambar di bawah ini:

 Klik tanda > untuk mengaktifkan seluruh field yang akan dilaporkan satu per satu atau klik tanda >> untuk semua field lalu akan masuk kotak kolom sebelah kanan.

 Klik Next untuk langkah berikutnya, maka akan tampil tingkat pengelompokkan data.

 Klik Next untuk langkah penyusunan data berdasarkan kriteria tertentu.

 Klik Next untuk langkah berikutnya, pilih jenis layout yang terdiri dari columnar (bentuk kolom), tabular (bentuk tabel), dan justified (kombinasi keduanya). Untuk orientasi hasil cetak terdiri dari portrait untuk cetak biasa atau Landscape untuk cetak vertikal. Dalam hal ini kita menggunakan Layout tabular dan orientasinya potrait. Tampilan dari jendela tersebut adalah sebagai berikut:

 Klik Next untuk ke langkah selanjutnya. Dalam hal ini kita gunakan jenis pilihan Corporate. Maka akan tampil jendela gaya laporan seperti yang terlihat pada tampilan di bawah ini:

 Klik Next untuk ke langkah selanjutnya, maka akan tampil jendela rekam laporan seperti gambar berikut, tuliskan nama Report pada kotak isian “What title do you want for your report?”

 Klik Finish dalam pilihan “Preview the report” untuk mengakhiri langkah. Secara otomatis data laporan yang kita buat tampil dengan sendirinya seperti yang terlihat di bawah ini:

 Kita dapat mengubah tampilan tersebut dengan cara klik icon Design pada data form kita, dan akan tampil gambar seperti berikut, kita tinggal mengubah sesuai dengan keinginan kita.

Itulah langkah-langkah dalam membuat laporan dalam Microsoft Access. 
Semoga bermanfaat. :)